Bielsk Podlaski, 25.04.2017

 

Lucyna Wojeńska

Przedszkole Niepubliczne Karmelki

ul. Żwirki i Wigury 4

17-100 Bielsk Podlaski

 

Parafia Matki Bożej z Góry Karmel

Organ Prowadzący Przedszkole Niepubliczne Karmelki

Ks. prał. płk Henryk Polak, Proboszcz Parafii

 

 

 

W odpowiedzi na pismo z dnia 24.04.2017 :

1.     Załączam wydruk Regulaminu Pracy obowiązującego w Przedszkolu Niepublicznym Karmelki ZAŁĄCZNIK NR 1

2.     Załączam wydruk Zakresu obowiązków pracowników Przedszkola ZAŁĄCZNIK NR 2

3.     Odnośnie dostarczenia dokumentów księgowych związanych z kosztami prowadzenia działalności Przedszkola, mając na uwadze nieporozumienia wynikłe z jednostkowo zaistniałej złej praktyki stosowanej w przeszłości (pozostawienie na plebanii w dniach 04-06.04.2017 transzy dokumentów za IV kwartał 2015 r. przyniesionych przez Administratora Organowi Prowadzącemu w celu podpisania, które jednak nie zostały przez niego podpisane podczas wielogodzinnej obecności przez kolejne trzy dni księgowej działającej w imieniu Administratora danych, angażowanej przez Organ Prowadzący do porządkowania jego parafialnych archiwów; w końcu zostały zabrane niepodpisane), informuję, iż są do dyspozycji Organu Prowadzącego, polegającej na swobodnym ich przeglądaniu w siedzibie Przedszkola Niepublicznego Karmelki, miejscu najbardziej odpowiednim i specjalne dostosowanym do przechowywania dokumentów zawierających wrażliwe dane (takie jak listy płac). Dokumenty te nie mogą opuszczać miejsca ich przechowywania bez stałej obecności Administratora danych lub jego upoważnionego przedstawiciela. (Art. 71. 1. ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. 2016 poz. 1047 ze zm.) Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Art. 73. 1. ustawy o rachunkowości Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem art. 73 ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.) Organ Prowadzący nie posiada wdrożonej żadnej procedury przechowywania i przeglądania danych wrażliwych, a tym bardziej nie jest jednostką wyspecjalizowaną w tego typu usługach wymienioną w art.73 ust.4 ustawy o rachunkowości.

4.     Odnośnie dostarczenia kserokopii umów o pracę pracowników i mając na uwadze jedynie ochronę danych wrażliwych powierzonych mi przez moich pracowników oraz działanie zgodnie z literą prawa, ponownie wyjaśniam, iż Pracodawcę obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2002 nr 101 poz. 926 ze zm.). Zgodnie z art.23 ust.1 pkt 4 tej ustawy konieczne jest istnienie dwóch warunków, których wystąpienie pozwala na legalne przetwarzanie danych osobowych. Po pierwsze: przetwarzanie danych musi być niezbędne do wykonania określonych prawem zadań i po drugie: zadania te muszą być realizowane dla dobra publicznego. Zgodnie z art. 5 ust.7 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996r. Nr 67, poz. 329 ze zm.) do zadań organu prowadzącego należy w szczególności: zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki, wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie, zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkoły lub placówki oraz wyposażenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, programów wychowawczych, przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów oraz wykonywania innych zadań statutowych. Zgodnie z art. 34a ust.1 ustawy o systemie oświaty, organ prowadzący szkołę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie finansowym i administracyjnym, z uwzględnieniem odrębnych przepisów. W zakresie wymienionym w ust.1, nadzorowi podlega w szczególności: prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem, przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji szkoły i placówki. Zgodnie z art.33 ust.3 pkt 1 i 2 oraz 4-6 ustawy o systemie oświaty w ramach wykonywania czynności nadzoru organ prowadzący ma prawo wstępu do szkół i placówek, prawo wglądu do prowadzonej przez szkołę lub placówkę dokumentacji dotyczącej przebiegu nauczania, wychowania i opieki oraz organizacji pracy. Podsumowując przywołuję tezy  Wyroku WSA w Warszawie z 2004-11-04 (II SA 4297/03):

 

„1. Przepis art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych /Dz.U. 2002 nr 101 poz. 926 ze zm./ wskazuje na istnienie dwóch warunków, których wystąpienie pozwala na legalne przetwarzanie danych osobowych. Przepis ten jest uregulowaniem usprawiedliwiającym przetwarzanie danych osobowych dla dobra publicznego. Jego zastosowanie możliwe jest niejako w warunkach swoistego stanu wyższej konieczności, tj. wówczas, gdy administrator danych przedkłada dobro publiczne nad interes jednostki, bo jest to w danym momencie niezbędne do wykonania określonych prawem zadań.

 

2. Analiza przepisów regulujących działalność oświatową i wychowawczą wskazuje, iż zapewnienie przez organ prowadzący podległym mu placówkom oświatowym warunków lokalowych, administracyjnych i finansowych obejmuje zakres jego zadań w ramach tzw. nadzoru edukacyjnego (oświatowego). Przepisy te wskazują na wysoki stopień ogólności potrzebnych mu danych i wcale nie uzasadniają konieczności przetwarzania danych osobowych zatrudnionych w szkołach nauczycieli. Ogólna liczba zatrudnionych, dane liczbowe dotyczące poszczególnych poziomów kwalifikacji, dane liczbowe dotyczące stażu pracy z uwzględnieniem odpowiednio stawek procentowych i dane liczbowe dotyczące stażu pracy z uwzględnieniem odpowiednio stawek procentowych i dane liczbowe dotyczące nauczycieli o określonym stopniu awansu zawodowego, są w pełni wystarczające do prawidłowej realizacji jego zadań.

 

3. W świetle art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych nie można mówić o niezbędności przetwarzania danych osobowych nauczyciela przez organ prowadzący szkołę, albowiem żaden przepis prawa nie upoważnia tego organu do personifikowania tych danych, które są mu potrzebne do realizacji jego zadań. Zakładając racjonalność ustawodawcy, trudno byłoby przyjąć, że organ prowadzący szkołę, realizując ustawowe zadania, permanentnie działa w warunkach stanu wyższej konieczności.”

 

Zatem, w zgodzie z obowiązującymi wykładniami przepisów prawnych dostarczamy Organowi Prowadzącemu dane liczbowe wyekstrahowane z umów pracowniczych niezbędne do realizacji jego obowiązków. Stanowią one ZAŁĄCZNIK NR 3.

 

5.     Niniejszym również wzywamy Organ Prowadzący do niezwłocznego zwrócenia pod nadzór Administratora danych transzy dokumentów, zawierających dane wrażliwej, podlegające ochronie, które zostały przez Księdza odebrane bez zgody Administratora dnia 21.04.2017 r. i dotąd nie zostały przez Księdza zwrócone.


Lucyna Wojeńska, dyrektor